Aujourd’hui, c’est un fait. La transformation numérique s’opère dans tous les aspects de notre vie quotidienne. Les lettres, les livres et les agendas sont remplacés respectivement par les e-mails, les e-books et les calendriers en ligne. Il devient donc logique que cette transformation atteigne le cœur des activités des entreprises. Pour ce fait, la digitalisation leur présente bien des avantages.
La facturation électronique présente les mêmes garanties que les factures classiques
Du point de vue juridique, la loi encadre très bien cette nouvelle méthode de facturation. En effet, elle lui accorde la même valeur que celle des factures classiques. Les entreprises ont ainsi toutes les raisons de profiter de cette nouvelle transformation. Toutefois, la dématerialisation facture doit respecter quelques conditions avant d’être valable. Dans un premier temps, l’authenticité de celui qui émet la facture doit être vérifiée. Dans un second temps, le contenu doit être certifié conforme. Enfin, de la réception à la conservation de la facture, la lisibilité doit rester indéniable et incontestable.
La réduction des coûts
C’est au niveau des coûts que la politique « zéro papier » prend tout son sens. Déjà, notons que chaque année, les industries du papier contribuent à grande hauteur à l’émission du gaz à effet de serre dans l’environnement. De ce fait, le coût environnemental est assez élevé. De plus, les dépenses effectuées par les entreprises dans les papiers et le matériel d’impression reviennent à des centaines de millions d’euros chaque année, selon le Syndicat national des supports d’images et d’informations. Passer au numérique permettrait donc de faire face efficacement à cette source de dépense considérable.
La réduction du délai de traitement
Ce n’est plus un secret. La dématérialisation facture est désormais synonyme d’efficacité opérationnelle. Le traitement classique des factures constitue une véritable tâche chronophage. En plus de durer pendant des jours, voire des semaines, il implique également l’augmentation des coûts de traitement. En effet, les factures papier sont traitées en moyenne durant une période de deux semaines, soit 14 jours de traitement, et cela peut coûter jusqu’à 15€ la pièce. La dématérialisation vient réinventer le processus de traitement pour un résultat optimal.
Une meilleure traçabilité des opérations
Grâce à la gestion électronique des documents, les factures deviennent facilement traçables. C’est l’intérêt même de la digitalisation des factures. Le moyen est rapide et efficace. En effet, la facturation numérique se base sur un mode de fonctionnement qui permet au système d’information de reconnaître rapidement les informations contenues sur la facture. Cela reste assez bénéfique pour l’entreprise qui a désormais la possibilité de retrouver en quelques clics une facture dans un laps de temps.